Partnership Compliance Manager

<table style="height: 235px;" border="1" width="503" cellspacing="0" cellpadding="0">
<tbody>
<tr>
<td valign="top" width="36%"><strong>Département</strong></td>
<td valign="top" width="63%"><strong>Finances</strong></td>
</tr>
<tr>
<td valign="top" width="36%"><strong>Superviseur</strong></td>
<td valign="top" width="63%"><strong>Senior Finance Controller</strong></td>
</tr>
<tr>
<td valign="top" width="36%"><strong>Employeur</strong></td>
<td valign="top" width="63%"><strong>International Rescue Committee (IRC)</strong></td>
</tr>
<tr>
<td valign="top" width="36%"><strong>Lieu d’affectation</strong></td>
<td valign="top" width="63%"><strong>Kinshasa</strong></td>
</tr>
<tr>
<td valign="top" width="36%"><strong>Grade</strong></td>
<td valign="top" width="63%"><strong>7B</strong></td>
</tr>
<tr>
<td valign="top" width="36%"><strong>Nombre de poste</strong></td>
<td valign="top" width="63%"><strong> </strong></td>
</tr>
</tbody>
</table>
<strong>
* <u>Historique</u></strong>

L’IRC (International Rescue Committee) dont le bureau principal se trouve à Kinshasa  avec différents bureaux de terrain en province du Katanga, les deux provinces du Kivu (Nord et Sud), ainsi qu’à Kalemie, est compté parmi les grands acteurs humanitaires en RDC. Par la mise en œuvre de son programme intégré en santé primaire  et eau et assainissement l’IRC s’est engagé à réduire la mortalité au sein de la  population affectée par les conflits, et par la mise en œuvre d’autres programmes tels que l’assistance, l’appui et le renforcement des ONGs locales pour améliorer leur capacité à répondre aux urgences et aux questions de violences sexuelles,  la réponse rapide aux urgences en situation  des conflit armés et déplacement des populations à l’Est de la RDC.

<strong>* <u>Responsabilités générales :</u></strong>

Le Gestionnaire de Conformité des Partenaires (PCM) travaille dans le Service de Conformité chargé de l’administration et de la gestion des accords de partenariats en vue de s’assurer de la conformité aux termes de l’accord du donateur et des politiques et procédures de l’IRC.  L’objectif principal du Service de Conformité du Partenariat est de s’assurer que l’IRC adhère à ses politiques et procédures aussi bien qu’à celles des donateurs dans l’administration et gestion de ses partenaires.  Le PCM travaillera sous la direction et la supervision du Contrôleur Financier Principal dans l’élaboration et exécution des accords de partenariats et des autres tâches afférentes en vue de s’assurer d’une administration générale, effective et efficace des accords des partenaires et de la réalisation générale des objectives du service de conformité des partenariats.

Basé à Kinshasa, le Gestionnaire de Conformité des Partenaires fera ses rapports directement au Contrôleur Financier Principal et travaillera en étroite collaboration avec le personnel du programme et service des finances à Kinshasa et des bureaux provinciaux.

<strong>* <u>Description du poste</u></strong>

<strong><u>Responsabilités</u></strong>
<ul>
<li>Dans le processus avant subside, donner l’appui technique à :</li>
</ul>
- Revoir les documents des partenaires pour la consistance des objectifs envisagés des sous-accords.
- Revoir l’accord de subside du donateur en matière de conformité, des règlements qui doivent descendre chez les partenaires.
- S’assurer que toutes les approbations nécessaires du donateur ont été obtenues.
<ul>
<li>Utilisant le modèle standard approprié de l’IRC, préparer de sous-accords correctement et complètement.</li>
<li>Préparer une liste de contrôle en vue de s’assurer que tous les formulaires et règlements nécessaires sont inclus dans les accords de partenariat et que tous les membres du personnel concernés du programme et du service des finances ont revu les accords de partenariat avant de les faire signer.</li>
<li>Gérer les dossiers électroniques et physiques des sous-bénéficiaires et s’assurer que tous les dossiers des sous-bénéficiaires sont gardés à jour et que leur contenu est conformé à la politique de l’IRC.  Assurer un examen trimestriel des dossiers des sous-bénéficiaires dans les différentes provinces et donner une assistance technique nécessaire en cas de besoin.</li>
<li>Mettre à jour la base des données électronique des sous-accords en vue de s’assurer que toutes les données sont complétées et mises à jour pour examen.</li>
<li>Mettre en place un système de traçage pour tous les sous-bénéficiaires ; avec la capacité d’indiquer ceux qui prennent fin et informer à temps le personnel concerné du programme et du service des finances quand la fin du sous-accord approche.</li>
<li>Elaborer et exécuter un instrument de traçage pour contrôler les dépenses du partenaire par rapport au total du budget approuvé par le donateur.  Informer le service des subsides de façon appropriée quand une action est nécessaire.</li>
<li>Préparer les modifications et les amendements nécessaires aux accords de partenariats.</li>
<li>A base de la matrice de responsabilité, examiner et améliore les lignes de communication en vue d’accroître l’efficacité et réduire une perte de temps dans le processus d’exécution des sous-accords.</li>
<li>Prendre part dans l’examen du processus et procédures internes du PCU dans le but de contribuer à l’efficacité générale du service de conformité.</li>
<li>Contribuer à l’élaboration des instruments de contrôle afin de déposer à temps le rapport financier et du programme du partenaire et suivre mensuellement ce dépôt avec les points focaux provinciaux.</li>
<li>Avec la consultation du superviseur, faire un examen des partenaires internationaux en vue de s’assurer de la conformité des termes des sous-accords.</li>
<li>Représenter le PCU dans les réunions des subsides et gestion du programme, y compris les Réunions d’Ouverture des Subsides (GOM) et les Réunions de Fermeture des Subsides (GEM).</li>
<li>A base de la base des données des sous-bénéficiaires, élaborer un système de traçage des tous les sous-bénéficiaires à terme et informer à temps le personnel concerné du programme et du service des finances de toutes les exigences conformément à la liste de contrôle de fermeture de IRC et s’assurer du traçage de cette liste de contrôle.</li>
</ul>
<strong><u>Capacity building (Renforcement des capacités)</u></strong>
<ul>
<li>Contribuer à l’élaboration d’un manuel du Service de Conformité des Partenariats avec des procédures, ressources et instruments ;</li>
<li>Assurer une formation aux partenaires en matière de conformité en coordination avec les équipes de IRC ;</li>
<li>Assurer une formation au personnel de IRC en matière de gestion et conformité des partenaires ;</li>
<li>Assurer une formation au personnel du service des finances à Kinshasa et dans les provinces en matière de système de contrôle des partenaires.</li>
</ul>
<strong> </strong>

<strong><u>Audit du partenaire et rapport de contrôle</u></strong>
<ul>
<li>En consultation avec le partenaire, élaborer un plan d’action correctif basé sur les découvertes d’audit et de contrôle relatives à la gestion de conformité.</li>
<li>Surveiller, exécuter et documenter les actions prises envers le plan d’action correctif ; tracer le progrès des mesures correctives contre les plans.</li>
</ul>
<strong><u>Visite des bureaux des provinces</u></strong>
<ul>
<li>Rendre régulièrement visites aux bureaux des provinces pour assurer une formation et un soutien au personnel en matière de gestion des sous-subvention ;</li>
<li>Faire partie du groupe de sélection des partenaires pour de nouvelles subvention ;</li>
<li>Examiner les procédures de comptabilité du bureau de terrain du partenaire en vue de s’assurer de leur conformité avec la politique de IRC et des divers règlements du donateur.</li>
</ul>
<strong><u>Exigences du poste/expérience et Education exigées</u></strong>
<ul>
<li>Un diplôme de Licence ou équivalent dans le domaine des affaires ;</li>
<li>Une expérience de 5 ans et plus avec les Organisations Non-Gouvernementales Internationales (NGO) ;</li>
<li>Avoir l’expérience de travailler avec les partenaires et élaborer des accords partenaires exigés ;</li>
<li>Avoir des connaissances en finances et une compréhension des principes de base de comptabilité ;</li>
<li>Avoir une connaissance des règlements des donateurs européens, du gouvernement Américain et des Nations Unies ;</li>
<li>Etre prêt à voyager régulièrement en RDC ;</li>
<li>Etre en mesure de travailler en français et en anglais de préférence.</li>
</ul>
<strong><u>Général</u></strong>
<ul>
<li>S’engager à respecter le Code de Conduite de l’IRC appelé IRC Way.</li>
<li>S’engager à s’assurer la mise en œuvre optimale de ce code de conduite dans son cadre de travail.</li>
<li>Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct.</li>
</ul>
<strong><u>Presentation du dossier</u></strong>
<ul>
<li>Lettre de motivation qui explique clairement pourquoi vous êtes intéressés par ce poste et pourquoi vous vous sentez capable d'assumer ce poste (max. 2 pages);</li>
<li>CV à jour (max. 3 pages);</li>
<li>Les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail d'au moins trois références professionnelles/ universitaires et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.);</li>
<li>Seuls ces documents devront être envoyés au moment de l’envoi de la candidature.</li>
</ul>
<strong><u>Dépôt des candidatures</u></strong>

<strong>Date limite : le 15 Février 2017.</strong>

Les candidatures seront envoyées à l’adresse <a href="mailto:Recruitment-Kinshasa@rescue.org"><strong>Recruitment-Kinshasa@re…; en mentionnant le code « <strong>PARTNERSHIP-MANAGER</strong> » <u>comme seul objet du mail</u>.

<strong><u>N.B</u></strong> :
<strong>* Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus</strong> <strong>et les documents   suivants seront demandés avant toute offre de poste :</strong>
<ul>
<li>Copie des diplômes, attestations de services rendus, attestations/brevet de formation, pièce d’identité et tout autre document pouvant soutenir la candidature.</li>
<li>Copie de la carte de chômeur délivré par l’ONEM (pour les candidats sans emploi)</li>
</ul>
<strong>* Tout</strong> <strong>dossier non retenu sera détruit.</strong>
<strong>* L’IRC est un employeur qui veille à l’égalité des chances entre hommes et femmes. Sous cette lumières, tous sont encouragés à postuler.</strong>
<strong>* </strong>Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalé car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. »
<p style="text-align: center;">Fait à Kinshasa, le 30 Janvier 2017
Les Ressources Humaines</p>