Management Sciences for Health: Assistant administratif aux opérations

<strong> </strong><strong>ORGANISATION :</strong> <strong>Management Sciences for Health</strong>

<strong>CONTEXTE</strong>

&nbsp;
<table>
<tbody>
<tr>
<td width="187">Poste</td>
<td width="312"> Assistant administratif aux opérations</td>
</tr>
<tr>
<td width="187"> BAND</td>
<td width="312"> C</td>
</tr>
<tr>
<td width="187">SUPERVISEUR</td>
<td width="312"> Directeur de coordination Kolwezi</td>
</tr>
<tr>
<td width="187">LIEU D’AFFECTATION</td>
<td width="312"> Kolwezi</td>
</tr>
<tr>
<td width="187">DUREE</td>
<td width="312"> 3 Mois</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<strong>                                                                   </strong>

<strong>Principales tâches et responsabilités</strong>
<ol>
<li><strong><u>Tâches administratives</u></strong></li>
</ol>
<ul>
<li>Réception, impression et enregistrement des demandes d’achat.</li>
<li>Assurer le monitoring des Demandes d’Achat et fournir des conseils aux demandeurs.</li>
<li>Assurer la préparation matérielle des réunions des opérations, des analyses et évaluations des offres et rédaction des Procès-verbaux et en assurer la distribution.</li>
<li>Suivi de signature des bons de commandes et leur transmission aux émetteurs.</li>
<li>Suivi des paiements des factures des fournisseurs et en tenir informer les staffs concernés.</li>
<li>Assurer un meilleur classement des dossiers des approvisionnements (dossiers en cours et dossiers clôturés)</li>
<li>La rédaction des correspondances du département des opérations.</li>
<li>Suivi des achats avec les coordinations.</li>
</ul>
<ol start="2">
<li><strong><u>Office management</u></strong></li>
</ol>
<ul>
<li>Assurer la propreté du bâtiment et de la cours.</li>
<li>Superviser le staff de nettoyage.</li>
<li>Assurer l’entretien et réparation de la plomberie, de l’électricité et autres commodités dans le bâtiment.</li>
<li>Assurer le bon fonctionnement des climatiseurs et autres équipements dans le bâtiment.</li>
<li>Contact avec les artisans et sélectionner à chaque fois les mieux offrants.</li>
<li>Mettre en place la procédure de gestion du bâtiment et des maintenances des commodités.</li>
<li>Assurer la fourniture des pauses café au staff dans le bureau</li>
</ul>
<ol start="3">
<li><strong> Le Procurement : </strong>Exécuter les achats de moins de $3000,00</li>
</ol>
<ul>
<li>Préparer les demandes de cotations et les envoyer aux fournisseurs.</li>
<li>Analyser les offres et sélectionner les fournisseurs les mieux offrant répondant aux intérêts de MSH.</li>
<li>Préparer les bons de commande, faire le suivi des signatures à l’interne et confirmer les commandes auprès des fournisseurs.</li>
<li>Faire le suivi de livraison des commandes auprès des fournisseurs.</li>
<li>Payer les fournisseurs.</li>
<li>Rapportage mensuel sur les achats exécutés.</li>
</ul>
<strong>CANDIDATURE</strong>

Les Candidat(e)s intéress(é)es sont invit(é)es à soumettre à l’adresse ci-dessous leur curriculum vitae, copies de services rendus et celle du permis de conduire accompagnés Candidats intéressés : Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse indiquée ci-dessous.

<strong>PROFIL </strong>
<ul>
<li>Avoir un diplôme universitaire, le diplôme dans les sciences de gestion et administration est un atout.</li>
<li>Avoir au moins une expérience de 2 ans dans les domaines des opérations (logistique et / ou administration)</li>
<li>Maîtrise de l’informatique, savoir utiliser Excel et Word.</li>
<li>Maitrise du français, fortement préférée et celle de l’anglais souhaitée</li>
<li>Connaissance de la ville de Kolwezi.</li>
</ul>
<strong>Qualités Requises</strong>
<ul>
<li>Avoir des aptitudes pour la gestion simultanée des tâches multiples, établir des priorités.</li>
<li>Solides compétences organisationnelles et attention aux détails.</li>
<li>Créativité, flexibilité, un jugement sain, et capacité à prendre des initiatives et  mener à bien le travail de façon indépendante.</li>
<li>Bonnes aptitudes de communication.</li>
<li>Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à interagir de façon professionnelle avec le personnel culturellement diversifié et des consultants.</li>
</ul>
<strong>DATE</strong>:  <strong>09 Mars 2017</strong>

<strong>LIEUX : </strong>Kolwezi

<strong>CONTACT</strong>

<strong>https://jobs-msh.icims.com</strong&gt;