Responsable senior des finances et administration

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<strong>Lieu du poste: </strong>Kinshasa, République Démocratique du Congo
<strong>Superviseur</strong> : Directeur Pays<a id="_GoBack" name="_GoBack"></a>

<strong>Description du poste :</strong>

Jhpiego est une ONG internationale affiliée à l’université Johns Hopkins à Baltimore,  dont le siège est basé aux Etats Unis d’Amérique. Elle met en œuvre des projets de santé publique dans plus de 40 pays à travers le monde, notamment dans les domaines de la santé maternelle et néonatale, de la santé de la reproduction, du VIH, du cancer du col de l’utérus et dans le renforcement des systèmes de santé.

Le Responsable Senior des Finances et Administration travaillera dans le cadre d’un projet de trois ans financé par la Fondation Bill and Melinda Gates : Introduction d’interventions intégrées à fort impact  au jour de naissance et après l’accouchement à haut impact à Kinshasa.

Le Responsable Senior des Finances et Administrationtravaille en étroite collaboration avec le Directeur Pays de Jhpiego, et le personnel des finances basé à Baltimore, afin que les rapports financiers, contractuels et administratifs présentés au leadership et aux agences extérieures à Jhpiego soient exacts. Le responsable des finances veillera également à ce que les systèmes financiers et les rapports soient compatibles avec les pratiques comptables standard et suivent les règles et règlements de JHU, Jhpiego et du bailleur. Parmi les autres fonctions essentielles de l'emploi figurent la gestion financière des bureaux du pays et des projets, l'approvisionnement, la gestion financière des contrats et des subventions, le respect des politiques et procédures financières. Ce poste relève du Directeur Pays de Jhpiego.

<strong>Responsabilités:</strong>
<ul>
<li>Gérer et travailler en collaboration avec les membres du programme et de l'équipe technique de Jhpiego, ainsi qu'avec le personnel programmatique du siège pour assurer le fonctionnement efficace des activités de planification des programmes, de budgétisation et de suivi financier, des opérations, de la disponibilité des ressources et des activités de gestion.</li>
<li>Gérer et superviser directement tous les aspects opérationnels du programme de Jhpiego, notamment le suivi budgétaire, la supervision du personnel administratif et financier, la coordination du soutien logistique approprié et la préparation des principales activités de formation, des déplacements nationaux et internationaux et des approvisionnements pour assurer la mise en œuvre réussie des activités du projet.</li>
<li>Superviser et coordonner tous les processus d'approvisionnement, y compris les protocoles d'entente et les sous contrats locaux.</li>
<li>Veiller à ce que des contrôles, politiques et procédures internes adéquats soient en place pour assurer la conformité des exigences de Jhpiego, de l'Université Johns Hopkins et des bailleurs.</li>
<li>Superviser la gestion générale des politiques, procédures, processus et systèmes du bureau principal et des bureaux sur le terrain pour assurer un soutien optimal.</li>
<li>Soutenir le développement et, si nécessaire, les modifications, des budgets des projets.</li>
<li>Travailler en collaboration avec le personnel financier et technique pour préparer et suivre régulièrement les progrès des budgets des plans d'activités par domaine technique.</li>
<li>Assurer la supervision, l'orientation et le mentorat du personnel et insuffler l'esprit d'équipe entre les équipes financières et administratives.</li>
<li>Apporter un soutien à l’équipe technique pour la gestion des activités sur le terrain.</li>
<li>Voyager à l’intérieur de la RDC pour surveiller la conformité et la mise en œuvre des processus financiers et opérationnels standard, selon les besoins.</li>
<li>Agir en tant que personne ressource pour le personnel non financier pour les règles et politiques du gouvernement des Etats-Unis, de JHU et de Jhpiego.</li>
<li>Responsable de l'environnement de contrôle du bureau sur le terrain de Jhpiego afin qu'il réponde aux exigences minimales énoncées dans le manuel des finances sur le terrain de Jhpiego et son supplément QuickBooks.</li>
<li>Gérer tous les aspects des opérations financières / comptables quotidiennes du bureau de la RDC de Jhpiego.</li>
<li>Préparer les réponses aux questions des bailleurs de fonds concernant l'information financière ou le numéro d'application budgétaire / proposition en collaboration avec les homologues du siège.</li>
<li>Fournir des conseils sur les exigences et opérations financières et administratives du projet au chef de parti et à la direction.</li>
<li>Examiner, réconcilier et surveiller tous les comptes locaux, y compris les principaux comptes d'exploitation des projets locaux et les avances de fonds de petite caisse.</li>
<li>Assurer la liaison avec la banque locale sur toutes les questions bancaires.</li>
<li>Maintenir et administrer le système de comptabilité financière (QuickBooks) conformément aux politiques de Jhpiego.</li>
<li>Préparer les rapports financiers mensuels en utilisant un logiciel de finance adapté (QuickBooks Enterprise) et les soumettre au siège à temps.</li>
<li>Assurer les procédures d’administration ressources humaines approprié sont en place pour le pernonnel de Jhpiego, y compris le suivi des congés, des congés de maladie, des absences et d’autres actions de ressources humaines.</li>
<li>Assurer que tous les membres de personnel affectés se conforment aux exigences de temps de JHU et Jhpiego, ainsi que l'approbation en temps opportun des feuilles de temps par le personnel.</li>
<li>Assurer que les dossiers du personnel de Jhpiego dispose de toute la documentation pertinente, y compris l’accord d’emploi et la description de poste.</li>
<li>Effectuer ou assumer d'autres tâches assignées par le superviseur.</li>
</ul>
<strong>Qualifications requises :</strong>
<ul type="disc">
<li>Compétences linguistiques en français et en anglais,</li>
<li>Baccalauréat en gestion des affaires, finances ou domaine connexe,</li>
<li>10-11 ans d'expérience dans la gestion des subventions et / ou sous-contrats, en particulier en RDC</li>
<li>Expérience démontrée dans l’organisation des ressources et l'établissement des priorités</li>
<li>Expérience en gestion financière des sous-contrats et sous-accords</li>
<li>Expérience dans l'élaboration de politiques, procédures et systèmes financiers et comptables</li>
<li>Communicateur efficace ; peut expliquer la direction du projet et motiver les autres avec un leadership solide et intègre</li>
<li>Possède la capacité de recueillir des données, de compiler des informations et de préparer des rapports</li>
<li>Compétences en résolution de problèmes et excellentes compétences en gestion générale, notamment en matière de facilitation, d’esprit d'équipe et de coordination</li>
<li>Capable de gérer par une approche d’équipe plusieurs activités majeures simultanément</li>
<li>Doté de compétences en leadership ; style de gestion qui complémente d’autres collègues qui représentent un large éventail d’intérêts et de besoins</li>
<li>Capable de travailler de façon indépendante</li>
<li>Expérience de supervision d'une équipe de F&amp;A d'au moins 2 personnes</li>
<li>Peut voyager à l’intérieur du pays</li>
<li>Possède une expérienceavec des organisations internationales sans but lucratif</li>
<li>Connaissance approfondie des applications logicielles financières, des bases de données et des feuilles de calculs, y compris Microsoft Office, QuickBooks Enterprise et autres</li>
<li>Expérience démontrée de travail avec des bailleurs publics et / ou privés</li>
<li>Expérience de haut niveau dans l'analyse financière, l'information financière, l'analyse du cash-flow, l'élaboration du budget et les prévisions</li>
<li>Compréhension des méthodes d'attribution et de répartition des centres de services, des avantages sociaux et des taux indirects</li>
<li>Connaissance des principes de coûts du gouvernement des États-Unis, des règles comptables GAAP et de la gestion des subventions / contrats, y compris les subventions sous contrat.</li>
</ul>
Veuillez déposer votre candidature au plus tard le 15 Février 2017 à <strong><a href="mailto:Recruitment.DRC@jhpiego.org">Recruitment.DRC@jhpiego.org</a></st…;